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Freiwillige Sonderzahlungen – Was es für Arbeitgeber zu beachten gibt

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Gerade zur Weihnachtszeit zahlen viele Arbeitgeber an ihre Angestellten ein Weihnachtsgeld – häufig auch auf freiwilliger Basis. Speziell vor dem Hintergrund der aktuell deutlich spürbaren finanziellen Mehrbelastungen aufgrund der Inflation bietet sich die Auszahlung eines Weihnachtsgeldes zum bevorstehenden Weihnachtsfest an, um sich an den üblicherweise getätigten Mehrausgaben für Weihnachtsgeschenke und Co. zu beteiligen. Im folgenden Beitrag möchten wir dabei auf ein paar mögliche Fallstricke hinweisen die dabei zu beachten sind, damit der weihnachtliche Frohsinn auf Arbeitgeberseite nicht durch die getätigten Sonderzahlungen sowie dadurch entstandenen arbeitsrechtlichen Disputs getrübt werden kann.

Ist der Arbeitgeber bei der Höhe des Weihnachtsgeldes frei?

Zunächst einmal sind die Arbeitgeber bei der Bestimmung der Höhe des auszuzahlenden Weihnachtsgeldes grundsätzlich frei. Häufig wird dieses an der Höhe des jeweilig zu zahlenden Gehalts bemessen oder aber als ein volles 13. Monatsgehalt an die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ausbezahlt. Auch darunterliegende Beträge sind zulässig und durchaus üblich.

Es gibt hierbei jedoch eine wichtige Regel zu beachten: Es ist eine rechtmäßige Verteilung des Weihnachtsgeldes unter den beschäftigten zu gewährleisten. Sollte ein Betriebsrat gebildet sein, darf dieser über die Verteilung mitbestimmen, dies bestimmt § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. In Teilzeit beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ist das Weihnachtsgeld zumindest zeitanteilig zu zahlen, da andernfalls eine nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) verbotene Diskriminierung wegen Teilzeit durch den Arbeitgeber droht. Die Höhe der an Teilzeit Beschäftigte auszuzahlenden Sonderzahlung bemisst sich prozentual gleichlaufend mit deren anteiliger Arbeitszeit. Das bedeutet de facto: sollte ein Arbeitnehmer nur 60 Prozent der betriebsüblichen Arbeitszeit arbeiten, sollte dieser ein Weihnachtsgeld in Höhe von 60 Prozent des an die in Vollzeit beschäftigten Arbeitskräfte gezahlten Weihnachtsgelds erhalten.
Um den Verwaltungsaufwand bei der Ausbezahlung von Weihnachtsgeldern in Grenzen zu halten können Arbeitgeber auf Pauschalbeträge zurückgreifen. Zu beachten ist auch hier wieder bei in unterschiedlichem zeitlichen Umfang Beschäftigten, dass der Pauschalbetrag zeitanteilig in der Höhe zu mindern ist. Bei Aufteilung der Arbeitnehmer in Gruppen von beispielsweise geringfügig Beschäftigten, Auszubildende oder Vollzeitkräfte, die jeweils einen Pauschalbetrag erhalten, muss die Aufteilung daneben auch stets sachlich gerechtfertigt sein.

Achtung: Gleichbehandlungsgrundsatz

Das Gebot der Gleichbehandlung, gesetzlich verankert im AGG, steht in engem Zusammenhang mit der sog. sachlichen Rechtfertigung. Es verlangt, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht ungerechtfertigt wegen der in § 1 AGG genannten Gründe, wie beispielsweise deren Geschlecht oder Alter, diskriminiert werden dürfen. Dieses Gebot ist auch bei der Ausbezahlung eines Weihnachtsgeldes zu beachten. Auch eine versteckt daherkommende mittelbare Diskriminierung gilt es zu vermeiden. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz gebietet, dass es für Unterscheidungen zwischen den Arbeitnehmern oder Gruppen von Arbeitnehmern stets eines sachlichen Grundes bedarf. Häufig besteht auf Arbeitgeberseite hinter der Zahlung des Weihnachtsgeldes die Motivation, den Arbeitnehmer bei den mit dem Weihnachtsfest verbundenen Mehrausgaben und dadurch entstehenden finanziellen Belastungen unterstützen zu wollen. Dieser Grund könnte rechtlich gesehen eine überproportionale oder gar alleinige Begünstigung derjenigen Beschäftigten sein, die von den weihnachtlichen Zusatzausgaben am härtesten getroffen werden, wie beispielsweise Arbeitnehmer mit Kindern, Alleinerziehende oder Arbeitnehmer in den niedrigsten Gehaltsklassen. Bei der rechtlich „wasserdichten“ Umsetzung liegt der Teufel jedoch auch dort wie so oft im Detail. Positiv herauszustellen ist jedoch, dass es Arbeitgeber selbst in der Hand haben, welchen Zweck sie mit der Sonderzahlung verbinden und damit auf die zulässige Ausgestaltung der Differenzierungen bei der Arbeitnehmern Einfluss nehmen können.

Weiterer Fallstrick: Mögliche Bindungswirkung für die Zukunft vermeiden

Um die Freiwilligkeit der Sonderzahlung aufrecht zu erhalten, sollte tunlichst der Eintritt einer sog. Betrieblichen Übung vermieden werden. Aus der Betrieblichen Übung heraus können Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer nämlich gegebenenfalls Ansprüche auf jährliche Zahlung der Sonderzahlungen herleiten. Einem solchem Anspruch kann in Zukunft nur unter äußerst seltenen Umständen wieder entronnen werden. Somit tut ein weitsichtig handelnder Arbeitgeber sich gut daran, seine Entscheidungshoheit über die Zahlung eines Weihnachtsgeldes für die Zukunft zu sichern. Die Entstehung einer betrieblichen Übung kann u.a. durch ausdrückliche Erklärung eines Freiwilligkeitsvorbehalts verhindert werden. Eine bereits entstandene betriebliche Übung kann u.a. durch eine Vertragsänderung oder eine Änderungskündigung beendet werden. Welche Lösung im Einzelfall zu wählen und wie diese umzusetzen ist, um eine rechtliche Bindungswirkung für die Zukunft zu verhindern, sollte stets im Einzelfall erwogen werden.

Auszahlung der Sonderzahlung über die Inflationsausgleichprämie möglich?

Die noch bis zum 31.12.2024 bestehende Möglichkeit freiwillige Leistungen steuer- sowie sozialversicherungsfrei auszubezahlen ist aktuell besonders relevant. Arbeitgeber können nach § 3 Nr. 11 c) EStG ihre Angestellten mit einer Inflationsausgleichprämie von bis zu 3.000,00 EUR abgabenfrei unterstützen. Da der mit der Sonderzahlung verfolgte Zwecke wie bereits angesprochen selbst bestimmen können, kann auch das Weihnachtsgeld als Inflationsausgleichsprämie ausbezahlt werden. Weiterhin wichtig bleibt auch hier, dass der Arbeitgeber die Zahlung mit dem Zweck der Unterstützung des Arbeitnehmers aufgrund gestiegener Preise ausdrücklich verbindet.

Praxistipp

Bei der Auszahlung von Sonderzahlungen an die Beschäftigten gibt es einige Punkte für Arbeitgeber zu beachten, insbesondere wenn die Zahlung auch in Zukunft freiwillig verbleiben soll. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein ist eine anwaltliche Beratung mehr als sinnvoll, denn ein einmaliger Fehler kann dabei zur Bindungswirkung für die Zukunft führen. Wer die Sonderzahlung also rechtssicher und vor allem freiwillig umsetzen möchte, der sollte die zum Teil recht kleinlichen Vorgaben der Rechtsprechung kennen und beachten. Gerne beraten wir Sie zu Ihren Fragen und finden die passende Lösung für Sie, damit die getätigte Sonderzahlung für beide Seiten eine Freude bleibt.

 

 

20. Dezember. 2022 // Marie Ból //
Kategorien: Arbeitsrecht, Sonderzahlungen, Praxis

KWM Autor

Marie Ból
Autor: Marie Ból
Rechtsanwältin
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