Immer mehr (Zahn-)Arztpraxen sind heutzutage in den Sozialen Medien wie beispielsweise auf Instagram oder TikTok vertreten. Dabei werden regelmäßig auch Mitarbeitende auf Fotos und in Videos abgebildet, denn Online-Accounts haben nicht nur das Potential, durch eine positive Fremdwahrnehmung den eigenen Patientenstamm zu erweitern, sondern bieten darüber hinaus eine Plattform, um neues Personal zu akquirieren.
Doch auch wenn es sich vorrangig um harmlosen und humorvollen Content, wie Fotos von der letzten Weihnachtsfeier handelt, bei welchem die Angestellten gerne partizipieren, drohen dem Arbeitgeber im Streitfall hohe Entschädigungszahlungen und Bußgelder, falls datenschutzrechtliche Anforderungen nicht gewahrt wurden.
Die Herstellung und Verwendung von Mitarbeiterfotos stellt einen Eingriff in das grundrechtlich geschützte allgemeine Persönlichkeitsrecht nach Art. 2 Abs. I i.V.m Art. 1 Abs. I GG dar. Nur wer über eine ausreichende Rechtsgrundlage verfügt und seinen Informationspflichten nachgekommen ist, darf Mitarbeiterfotos zum Zwecke der eigenen Außendarstellung posten.
Doch was genau gilt es zu beachten? Wir fassen die Rechtslage für Sie zusammen:
Rechtliche Rahmenbedingungen
Bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos greift zum einen das Kunsturhebergesetz (KUG), zum anderen muss sich der Arbeitgeber an datenschutzrechtliche Bestimmungen halten, welche maßgeblich von der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) normiert werden.
Mitarbeiterfotos stellen personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO dar. Der DSGVO liegt der Grundsatz des „Verbots mit Erlaubnisvorbehalt“ zugrunde. Das bedeutet, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten ist, es sei denn, es existiert eine entsprechende Erlaubnis. Der Begriff der Verarbeitung hat dabei einen weiten Anwendungsbereich und umfasst jeglichen Umgang mit personenbezogenen Daten, insbesondere die Herstellung, Speicherung und Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos.
Bis auf vereinzelte Ausnahmen ergibt sich die Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos aus einer entsprechenden Einwilligung der Betroffenen gemäß § 6 Abs. I lit. a) DSGVO. Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos ohne eine solche Erlaubnis führt zur Rechtswidrigkeit der Datenverarbeitung. Diese Rechtswidrigkeit lässt sich auch nicht durch eine nachträgliche Genehmigung des abgebildeten Mitarbeiters heilen, da eine solche Möglichkeit den Anwendungsbereich der DSGVO aushöhlen würde.
Anforderungen an eine wirksame Einwilligung
Die DSGVO stellt klare Anforderungen an eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Geregelt sind diese maßgeblich in Art. 7 DSGVO und § 26 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
Zunächst muss die Einwilligung, wie bereits dargestellt, vor der Anfertigung von Fotos eingeholt werden, da die Anfertigung bereits eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO darstellt. Die Einwilligung sollte zudem zur Beweissicherheit nach § 26 Abs. 2 S. 3 BDSG schriftlich eingeholt werden.
Aufgrund des generellen Abhängigkeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer spielt die Freiwilligkeit der Einwilligung eine zentrale Rolle. Mitarbeitende dürfen keine Nachteile befürchten müssen, wenn sie die Einwilligung nicht erteilen. Aus diesem Grund sollte vermieden werden, neuen Mitarbeitern ein Einwilligungsformular gemeinsam mit dem Arbeitsvertrag auszuhändigen. So könnte der Eindruck entstehen, der Abschluss des Arbeitsvertrages hänge von der Erteilung der Einwilligung ab.
Zudem müssen die Mitarbeiter jedenfalls in Textform darüber informiert werden, dass sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Nach einem Widerruf sind die entsprechenden Bilder zu entfernen. Ob Mitarbeiterfotos ohne Widerruf bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu entfernen sind, ist eine Frage des Einzelfalls und abhängig von der Individualisierung der jeweiligen Aufnahme, denn bei fehlender individueller Bezugnahme erlischt die erteilte Einwilligung grundsätzlich nicht automatisch mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters (vgl. BAG, Urteil vom 19.02.2015 – 8 AZR 1011/13), dieser ist vielmehr gehalten, von seinem Widerrufsrecht Gebrauch zu machen.
Abschließend haben Arbeitgeber die allgemeinen Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zu wahren. Die Einwilligungserklärung muss den Mitarbeiter insbesondere über die vorgesehenen Zwecke und den Umfang der Datenverarbeitung informieren und so konkret wie möglich sein. Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, die Tragweite der Veröffentlichung einschätzen zu können. Dies umfasst zwingend Informationen zu Art, Ort und Kontext der Veröffentlichung. Unter diesen Voraussetzungen kann die Einwilligung auch mehrere, sich zukünftig wiederholende, Verarbeitungsvorgänge erfassen und muss nicht wiederkehrend eingeholt werden.
Nichtbeachtung der DSGVO – Bußgeld und Schadensersatz droht
Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen dem Arbeitgeber Bußgelder oder gar Schadensersatzklagen seiner (ehemaligen) Mitarbeiter. So hat beispielsweise das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg einem Arbeitnehmer Schadensersatz in Höhe von 10.000 € wegen Verstoßes gegen die DSGVO zugesprochen (vgl. LAG Baden-Württemberg, Urteil vom 27.07.2023 – 3 Sa 33/22) und das Arbeitsgericht Münster in einem anderen Fall eine Summe von 5.000 € (vgl. ArbG Münster, Urteil vom 25.03.2021 – 3 Ca 391/20).
Mit der Zunahme der Relevanz von unternehmensgeführten Social Media Accounts steigt auch die Anzahl an Abmahnungen und Verstößen. Zum Zwecke der Effektivität der DSGVO werden Verstöße teilweise streng sanktioniert. Viele Kanzleien haben sich zudem darauf spezialisiert, rechtswidrige Verstöße gegen die DSGVO abzumahnen, weshalb besondere Vorsicht geboten ist.
Fazit
Die umfangreichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bieten viele Fallstricke, die Praxisinhaber berücksichtigen müssen. Insbesondere bei Auseinandersetzungen im Zusammenhang mit Kündigungen von Mitarbeitenden können Verstöße gegen die DSGVO unangenehme finanzielle Folgen nach sich ziehen. Hier daher noch einmal das Wichtigste auf einen Blick:
- Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bedarf grundsätzlich immer einer vorherigen Einwilligung des Mitarbeiters
- Die Einwilligung muss rechtzeitig, schriftlich, vollumfänglich und freiwillig erteilt werden
- Arbeitgeber müssen ihren datenschutzrechtlichen Informationspflichten nachkommen
- Der Mitarbeiter kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, hierüber muss aufgeklärt werden
- Bei Widerruf sind sämtliche Mitarbeiterfotos des Betroffenen zu entfernen
- Bei Verstoß gegen die Bestimmungen der DSGVO drohen Bußgelder und Schadensersatzansprüche
Wir beraten umfassend zu Rechten und Pflichten, die Sie als Arbeitgeber im Bereich Social Media betreffen. Gerne erstellen wir Ihnen individuelle Einwilligungsformulare und Datenschutzerklärungen, damit Sie bei für die Zukunft gewappnet sind!
