Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bringt zum 1. Januar 2025 eine wichtige Änderung: Für bestimmte arbeitsrechtliche Mitteilungen genügt künftig die Textform statt der Schriftform. Das bedeutet: Kein Ausdruck, keine handschriftliche Unterschrift – eine lesbare Erklärung per E-Mail oder PDF reicht aus.
Vorteile für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber
Die elektronische Abwicklung spart Zeit, Papier und Porto. Solange die Erklärung lesbar, speicherbar und dauerhaft abrufbar ist (z. B. als PDF oder E-Mail), ist sie rechtlich bindend. Voraussetzung ist, dass sie vor nachträglicher Veränderung geschützt ist.
Achtung: Arbeitsverträge sind davon nicht betroffen
Der Arbeitsvertrag selbst braucht keine Schriftform – das war schon vorher so. Verträge können auch mündlich oder durch konkludentes Handeln zustande kommen (§ 611a BGB). Das BEG IV ändert daran nichts.
Neu ist jedoch, dass nach dem Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) bestimmte Inhalte nicht mehr schriftlich, sondern auch in Textform dokumentiert und übergeben werden dürfen. Eine Originalunterschrift ist nicht mehr erforderlich.
Rechtslage ab 1. Januar 2025
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können ihre Nachweispflichten erfüllen, indem sie Arbeitsbedingungen (oder Arbeitsverträge) in Textform bereitstellen. Erforderlich ist eine dauerhaft speicherbare, lesbare Erklärung auf einem Datenträger (§ 126b BGB). Die gängigste Form dürfte ein PDF per E-Mail sein. Entscheidend ist: Der Zugang der Erklärung muss nachweisbar sein – etwa durch Empfangsbekenntnis oder Zustimmung per E-Mail.
Textform in der Arztpraxis
Für Praxen bedeutet das: Ein PDF oder eine gut lesbare E-Mail mit Arbeitsbedingungen genügt. Die Datei muss speicherbar und unveränderbar sein – und der Zugang sollte belegbar sein. So können Nachweispflichten effizient und digital erfüllt werden.
Aber: Die neue Regelung entbindet nicht von der Pflicht, zu prüfen, wann weiterhin die Schriftform erforderlich ist. Diese Abgrenzung ist besonders wichtig im arbeitsrechtlichen Alltag.
Sicherheit beim E-Mail-Versand
Beim Versand von Arbeitsverträgen sollten Arbeitgeber das Dokument als PDF senden – idealerweise mit Passwortschutz oder Signatur. Verschlüsselung (z. B. S/MIME oder PGP) schützt zusätzlich. Auch hier gilt: Der Empfang muss belegbar sein.
Wann reicht Textform nicht aus?
In bestimmten Fällen ist die Schriftform weiterhin gesetzlich vorgeschrieben – unabhängig vom BEG IV. Dazu zählen:
- Befristungsabreden (§ 14 Abs. 4 TzBfG): nur wirksam in Schriftform. Ausnahme: qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB).
- Wettbewerbsverbote (§ 110 GewO, §§ 74 ff. HGB): ebenfalls schriftformpflichtig.
- Kündigungen (§ 623 BGB): elektronische Form ist ausgeschlossen, nur schriftlich möglich.
Zusätzlich gilt: Verlangt eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer ausdrücklich die Dokumentation in Schriftform, muss sie weiterhin mit Originalunterschrift ausgehändigt werden – und zwar unverzüglich (§ 2 NachwG).
Wo die Textform besonders sinnvoll ist
Vor allem für hybride oder internationale Arbeitsverhältnisse bringt die neue Regelung Erleichterungen. Statt physischer Übergabe können Verträge und Bedingungen nun bequem digital versendet werden – solange der Zugang dokumentiert ist.
In klassischen Praxen, wo Arbeitgeber und Angestellte täglich vor Ort sind, dürfte der praktische Nutzen geringer ausfallen. Hier ist eine Unterschrift schnell eingeholt – der Bürokratieabbau bleibt begrenzt.
Fazit: Praktische Erleichterung – mit Grenzen
Das BEG IV bringt spürbare Erleichterungen für digitale Arbeitsmodelle. Aber: Arbeitgeber müssen genau prüfen, wann die Textform ausreicht – und wann weiterhin Schriftform vorgeschrieben ist.
Wer das neue Gesetz korrekt nutzt, spart Aufwand und bleibt rechtskonform. Wer die Grenzen missachtet, riskiert Bußgelder (bis zu 2.000 € nach § 4 NachwG) – oder im Fall von Formverstößen etwa ein ungewollt unbefristetes Arbeitsverhältnis.
