Ein Beitrag von Dr. Justin Doppmeier und Hannah Charfreitag

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedarf nach § 623 BGB zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Wird diese Form nicht gewahrt, ist die Kündigung bzw. der Aufhebungsvertrag formnichtig, § 125 S. 1 BGB. Eine Heilung, insbesondere durch die Wirksamkeitsfiktion des § 4 S. 1 KSchG, scheidet aus.

1. Was bedeutet überhaupt Schriftform und wofür ist sie gut?

Wenn das Gesetz Schriftform vorschreibt, ist damit die in § 126 Abs. 1 BGB normierte Form gemeint. Demnach muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Diese Schriftform hat vor allem Warnfunktionen, soll vor Übereilungen schützen und letztlich auch die Beweisfunktion der Urkunde bewahren. Dem Unterzeichner sollen die Folgen seiner Erklärung vor Augen geführt werden, damit man sichergeht, dass diese auch gänzlich durchdacht wurden. Damit die Schriftform gewahrt ist, bedarf es einer eigenhändigen Unterschrift unterhalb der Kündigungserklärung, welche den Text räumlich abschließt. Dieses Dokument ist dem Kündigungsempfänger im Original auszuhändigen, nicht in Kopie, per Fax oder in gescannter Form.

2. Wie muss die Unterschrift aussehen und wo verstecken sich Risiken?

Die Unterschrift muss zwar nicht lesbar sein oder die Namensbuchstaben erkennen lassen, eine sogenannte Paraphe (bewusste und gewollte Namensabkürzung) oder ein bloßes Handzeichen genügen dieser Form jedoch nicht. Ob eine Paraphe oder eine Unterschrift vorliegt, beurteilt sich nach dem äußeren Erscheinungsbild und nicht nach dem Willen des Unterzeichnenden (siehe z.B. BAG, Urt. v. 6. 9. 2012 – 2 AZR 858/11) Es muss sich jedenfalls um die Wiedergabe eines Namens – wenn auch in sehr abgeschliffener Form – handeln (BAG, Urteil vom 24. 1. 2008 - 6 AZR 519/07).

Hier liegen große Risiken für bestimmte Berufsgruppen. Insbesondere in Bereichen, in denen täglich eine Vielzahl von Dokumenten handschriftlich unterzeichnet wird, lassen ursprünglich deutliche und individualisierte Namenszüge einen starken Abschleifungsprozess erkennen. Gerade bei Ärztinnen und Ärzten ist nach mehreren Berufsjahren häufig nicht mehr als ein Namenskürzel oder ein einzelner „Schlenker“ als Unterschrift verblieben. Fällt dies im Praxisalltag regelmäßig nicht ins Gewicht, kann solch eine Unterschrift (im untechnischen Sinne) eine Praxisinhaberin oder einen Praxisinhaber teuer zu stehen kommen.

3. Welche Folgen hat die nicht eingehaltene Schriftform?

Wie bereits dargestellt, genügt ein bloßes Handzeichen oder eine Paraphe dem Formerfordernis von § 623 S. 1 i. V. m. § 126 Abs. 1 BGB nicht. Formunwirksame Erklärungen sind unheilbar nichtig und müssen erneut vorgenommen werden (BeckOK ArbR/Gotthardt BGB § 623 Rn. 35). Bis jedoch der Formmangel arbeitgeberseitig auffällt, können Wochen oder Monate vergehen. Hierdurch können wichtige Kündigungsfristen verstreichen oder erhebliche Verzugslohansprüche entstehen.

4. Empfehlung

Zur Vermeidung rechtlicher Unsicherheiten und teurer Folgen formunwirksamer Kündigungen sollte darauf geachtet werden, dass Kündigungserklärungen oder Aufhebungsvereinbarungen stets mit vollem Namenszug, jedenfalls aber mit einer identifizierbaren Namensunterschrift, die nach objektiv zu betrachtenden Gesichtspunkten mehr als ein reines Namenskürzel darstellen muss, unterzeichnet werden.